Réussir ses réunions virtuelles
Les réunions en ligne sont aujourd’hui ancrées dans les habitudes des entreprises. Réalisées au moyen d’outils digitaux qui ne cessent d’être innovés, ces activités nécessitent un certain nombre de pratiques pour être réussies. Comment effectuer des réunions virtuelles réussies ?
Cela est relativement simple lorsque vous choisissez le bon outil, vous organisez certaines tâches à l’avant, vous définissez certaines règles. Découvrez dans cet article, tous les détails à considérer pour réussir les réunions virtuelles.
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Plan de l'article
Les objectifs de la réunion virtuelle
La première tâche à accomplir pour réussir vos réunions virtuelles est de définir les objectifs à atteindre à l’issue de ce meeting. Elle permet de savoir les sujets à aborder au cours de la réunion, et surtout, de ne pas perdre de temps.
La préparation de l’organisation de la réunion
Cette étape est celle qui suit la précédente, et est plus axée sur l’organisation de la réunion. En premier lieu, il faut préparer l’ordre du jour, c’est-à-dire une liste des points clé à aborder lors de cette réunion en ligne.
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Le choix de l’outil de meeting adéquat
Il y a une grande diversité d’outils qui peuvent servir à mener une réunion virtuelle jusqu’au bout et à la réussir. En vérifiant auprès des participants, les outils digitaux de visioconférence qu’ils maîtrisent, vous allez pouvoir statuer sur l’outil adéquat.
Vous aurez le choix entre Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams et plein d’autres. Votre choix doit se porter sur un outil qui intègre des fonctionnalités nécessaires au bon déroulement de la réunion à distance (chat, partage de documents, partage d’écran, etc.).
La communication de l’ordre du jour et des requis aux participants
La réussite d’une réunion en ligne dépend également du taux d’information dont disposent les membres. Il est donc important de leur communiquer à temps, l’ordre du jour et tout ce qu’il faut. Comme informations, il faut transmettre l’ordre du jour, la liste des participants, l’outil de réunion et ses accès.
Il faut également communiquer les requis techniques (test de connexion, micro, webcam), l’environnement de travail. De même, envisager une programmation des rappels afin que tous les participants soient au même niveau d’information.
L’établissement des règles de déroulement
Pour réussir une réunion virtuelle, tous les membres doivent respecter les règles instaurées. L’organisateur doit donc mettre un point d’honneur à définir les dites règles de déroulement de cette conférence en ligne.
Une fois que tous les participants sont connectés, et après les salutations d’usage, il faut présenter un cadre strict et un ordre de prise de parole. Il est également possible de demander aux participants qui n’ont pas la parole de couper leur micro afin qu’une cacophonie ne s’installe pas. Le modérateur du meeting à distance se charge alors de donner la parole aux intervenants, qui peuvent utiliser la fonctionnalité “lever la main” pour parler.
N’hésitez pas non plus à pimenter un peu vos réunions en ajoutant un peu de bonne humeur ! Une question de la semaine, par exemple, permet d’échanger naturellement entre collègues, détendre l’atmosphère, et de promouvoir la joie au travail.
Le respect du planning prévu
Une réunion virtuelle réussie est également celle qui s’est déroulée selon le timing prévu. Il faut donc prioriser le respect du temps en mettant en œuvre trois règles relatives à la durée :
- Prévoir un début et une fin ;
- Miser sur une concentration des participants sur une durée de 60 minutes ;
- Eviter les réunions qui s’éternisent.
Si vous n’avez pas abordé tous les points de votre réunion, ce n’est pas grave. Vous pouvez poursuivre les échanges par mail ou prévoir une seconde réunion.